Unser Vorgehen
Wir automatisieren keine schlechten Prozesse.
Ein schlechter Prozess wird durch KI nicht besser. Er läuft nur schneller. Deshalb prüfen wir zuerst, welche Anforderungen wirklich nötig sind, welche Schritte entfallen können und was sich vereinfachen lässt. Erst danach entscheiden wir, wo Automatisierung und KI wirtschaftlich sinnvoll sind.
Der Weg zur Automatisierung
Verstehen
Wir nehmen den Prozess auf, wie er wirklich läuft.
Auslöser, Schritte, beteiligte Systeme und Aufwand. Nicht der Ablauf aus dem Handbuch zählt, sondern der, den Ihr Team täglich erlebt.
Eliminieren
Wir streichen Schritte, die niemand mehr braucht.
Jede Freigabe, die nie etwas ändert, kann wegfallen. Was gestrichen ist, muss nie gebaut, getestet und gewartet werden.
Vereinfachen
Wir machen den verbleibenden Ablauf kürzer und einheitlicher.
Doppelte Erfassung zusammenlegen, Eingaben standardisieren, Varianten reduzieren.
Entscheiden
Wir klären, ob sich Automatisierung lohnt und wie.
Lohnt sich der Aufwand? Bauen wir alles selbst, oder gibt es bereits eine Teillösung zu kaufen? Nicht jeder vereinfachte Prozess muss automatisiert werden.
Automatisieren
Was übrig bleibt, wird gebaut. Zuerst der Normalfall.
Wir automatisieren zuerst den Normalfall. Sonderfälle bleiben beim Menschen, bis sich zeigt, dass sie sich ebenfalls lohnen.
Warum die Reihenfolge zählt
Wer einen nicht wertschöpfenden Schritt automatisiert, macht Verschwendung nur schneller und teurer. Jeder Schritt, den Sie vorher streichen, muss nie gebaut, getestet und gewartet werden.
Die Methode folgt dem DESA-Prinzip: Define, Eliminate, Simplify, Automate. Wir ergänzen bewusst das Entscheiden, weil nicht jeder vereinfachte Prozess auch automatisiert werden muss.
Eignet sich der Prozess?
Sechs Kriterien entscheiden über die Wirtschaftlichkeit.
- Regelbasiert: Der Ablauf folgt festen Wenn-Dann-Regeln, ohne Ermessensspielraum.
- Hohes Volumen: Der Prozess läuft täglich oder öfter. Seltenes amortisiert den Aufbau nicht.
- Strukturierter Input: Daten kommen aus Formularen, Mails oder Schnittstellen.
- Wenige Ausnahmen: Der Normalfall deckt 80 bis 90 Prozent ab.
- Mehrere Systeme: Der Vorgang läuft über mehrere Anwendungen hinweg.
- Stabiler Prozess: Der Ablauf ändert sich nicht ständig.
Je mehr Punkte zutreffen, desto eher lohnt sich der Aufwand. Automatisieren Sie zuerst den Normalfall, Sonderfälle bleiben beim Menschen.
Welcher Prozess zuerst?
Eine einfache Matrix reicht für die erste Einordnung.
Wo lohnt sich Automatisierung?
Achsen: Nutzen je Durchführung (vertikal), Häufigkeit (horizontal).
- Strategisch prüfen: selten, aber wichtig
- Großer Hebel: häufig und wichtig
- Nicht priorisieren: selten, wenig Wirkung
- Routine optimieren: häufig, wenig Wirkung
Die Matrix dient als Orientierung und nicht als harter Filter.
Prozesse, die oft vorkommen und je Durchführung viel Arbeit kosten, sind meist der beste Startpunkt. Seltene, aber wichtige Prozesse prüfen wir im Einzelfall.
Welche Aufgabe kostet Sie zu viel Zeit?
Wir klären, wie eine Lösung aussehen könnte und ob sich der Aufwand lohnt.
- Sie nennen einen Prozess, der regelmäßig Zeit kostet.
- Wir gehen ihn gemeinsam durch die fünf Schritte.
- Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung.
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