Rechnungs- & Buchhaltungsautomatisierung: Was steckt dahinter?
Rechnungsautomatisierung bedeutet: Eingehende Lieferantenrechnungen werden von der KI gelesen, auf Richtigkeit geprüft, kontiert und zur Buchung freigegeben – ohne manuelle Dateneingabe. Ausgangsrechnungen werden aus Ihren Auftragsdaten automatisch erstellt, im Corporate Design formatiert und digital versendet.
Besonders im Mittelstand verschlingt die manuelle Rechnungsbearbeitung überproportional viel Zeit. Typischerweise verbringen Unternehmen 15–25 Minuten pro eingehender Rechnung mit Prüfung, Eingabe und Ablage. KI-Rechnungsautomatisierung bringt das auf unter 2 Minuten für Ausnahmen – der Rest läuft vollautomatisch.
Anwendungsbeispiele
Eingangsrechnungen verarbeiten
Lieferantenrechnungen per E-Mail oder Upload werden automatisch gelesen, gegen Bestelldaten abgeglichen und bei Übereinstimmung zur Buchung freigegeben.
Ausgangsrechnungen erstellen
Aus abgeschlossenen Aufträgen oder Lieferungen werden automatisch Rechnungen im Corporate Design erstellt, geprüft und per E-Mail versendet.
Mahnwesen automatisieren
Überfällige Rechnungen werden automatisch erkannt, Mahnungen nach definierten Fristen und Stufen versendet – ohne manuelle Überwachung.
DATEV- und ERP-Übergabe
Gebuchte Rechnungen werden automatisch in DATEV, SAP, Lexoffice oder andere Buchhaltungssysteme übertragen – keine Doppeleingabe.
Was Sie von uns bekommen
- Automatische Erkennung und Extraktion von Rechnungsfeldern (Betrag, MwSt., IBAN, Fälligkeit)
- Abgleich mit Bestelldaten und Verträgen (3-Wege-Matching)
- Automatische Kontierung nach Ihrem Kontenplan
- Freigabe-Workflow mit digitaler Unterschrift für Ausnahmen
- Integration in DATEV, SAP, Dynamics, Lexoffice, sevDesk
- DSGVO-konform, deutsches Rechenzentrum, GoBD-konformes Archiv
Praxisbeispiel: Baudienstleister, Südwestfalen
Herausforderung: Ein Baudienstleister mit 80 Mitarbeitern verarbeitete monatlich 400–500 Eingangsrechnungen manuell. Eine Buchhalterin verbrachte 3 Tage pro Monat ausschließlich damit.
Lösung: Implementierung eines KI-Rechnungsagenten: Rechnungen kommen per E-Mail rein, werden automatisch gelesen, gegen Aufträge abgeglichen und kontiert. Die Übergabe an DATEV erfolgt täglich automatisch.
Ergebnis: Manuelle Rechnungsbearbeitung um 90 % reduziert. Durchschnittliche Bearbeitungszeit pro Rechnung von 18 Minuten auf unter 1 Minute gesenkt.
Häufige Fragen
Funktioniert die Automatisierung auch mit handgeschriebenen Rechnungen?
Digitale Rechnungen werden nahezu fehlerfrei verarbeitet. Handgeschriebene oder schlecht gescannte Rechnungen haben eine niedrigere Erkennungsgenauigkeit und werden zur manuellen Prüfung markiert.
Was ist das 3-Wege-Matching?
Das 3-Wege-Matching gleicht Eingangsrechnung, Bestellung und Lieferschein automatisch ab. Stimmen alle drei überein, wird die Rechnung zur Buchung freigegeben.
Wie lange dauert die Einrichtung für DATEV?
Die DATEV-Integration ist standardmäßig vorkonfiguriert. Je nach DATEV-Variante und Kontenplan dauert die Einrichtung 1–2 Wochen.
Ist die Lösung GoBD-konform?
Ja. Wir implementieren ein revisionssicheres digitales Archiv, das die GoBD-Anforderungen erfüllt.
Relevant für diese Branchen
Diese Leistung ist besonders geeignet für folgende Branchen:
Jetzt Erstgespräch vereinbaren
30 Minuten kostenlos – wir schauen gemeinsam auf Ihren konkreten Fall und zeigen Ihnen, was möglich ist.