Der Rechnungseingang
Kurz vor Zahlungslauf: 60 Rechnungen sind noch nicht gebucht
Jede Rechnung wird gelesen, mit Bestellung und Wareneingang abgeglichen und kontiert. Bei Abweichungen beginnt die Suche. Die KI erfasst die Rechnung, gleicht sie ab und schlägt das Konto vor. Abweichungen gehen mit Begründung an die Buchhaltung.
Beispielablauf, kein Kundenprojekt.
Rechnungs- & Buchhaltungsautomatisierung: Was steckt dahinter?
Rechnungsautomatisierung bedeutet: Eingehende Lieferantenrechnungen werden von der KI gelesen, auf Richtigkeit geprüft, kontiert und zur Buchung freigegeben – ohne manuelle Dateneingabe. Ausgangsrechnungen werden aus Ihren Auftragsdaten automatisch erstellt, im Corporate Design formatiert und digital versendet.
Besonders im Mittelstand verschlingt die manuelle Rechnungsbearbeitung überproportional viel Zeit. Typischerweise verbringen Unternehmen 15–25 Minuten pro eingehender Rechnung mit Prüfung, Eingabe und Ablage. KI-Rechnungsautomatisierung bringt das auf unter 2 Minuten für Ausnahmen – der Rest läuft vollautomatisch.
Anwendungsbeispiele
Eingangsrechnungen verarbeiten
Lieferantenrechnungen per E-Mail oder Upload werden automatisch gelesen, gegen Bestelldaten abgeglichen und bei Übereinstimmung zur Buchung freigegeben.
Ausgangsrechnungen erstellen
Aus abgeschlossenen Aufträgen oder Lieferungen werden automatisch Rechnungen im Corporate Design erstellt, geprüft und per E-Mail versendet.
Mahnwesen automatisieren
Überfällige Rechnungen werden automatisch erkannt, Mahnungen nach definierten Fristen und Stufen versendet – ohne manuelle Überwachung.
DATEV- und ERP-Übergabe
Gebuchte Rechnungen werden automatisch in DATEV, SAP, Lexoffice oder andere Buchhaltungssysteme übertragen – keine Doppeleingabe.
Was Sie von uns bekommen
- Automatische Erkennung und Extraktion von Rechnungsfeldern (Betrag, MwSt., IBAN, Fälligkeit)
- Abgleich mit Bestelldaten und Verträgen (3-Wege-Matching)
- Automatische Kontierung nach Ihrem Kontenplan
- Freigabe-Workflow mit digitaler Unterschrift für Ausnahmen
- Integration in DATEV, SAP, Dynamics, Lexoffice, sevDesk
- DSGVO-konform, deutsches Rechenzentrum, GoBD-konformes Archiv
Was das bei Ihrer Unternehmensgröße bedeuten kann
Eingangsrechnungen erfassen, prüfen und buchen. Gerechnet wird die Zeit pro Eingangsrechnung für Erfassen, Abgleichen und Kontieren. Abweichungen prüft weiterhin ein Mensch.
50 Mitarbeitende
| Annahme | Wert |
|---|---|
| Mitarbeitende im Unternehmen (nur zur Einordnung) | 50 Mitarbeitende |
| Mitarbeitende in der Rechnungsbearbeitung | 2 Mitarbeitende |
| Eingangsrechnungen pro Person und Monat | 75 Rechnungen |
| Eingesparte Zeit pro Rechnung | 10 Min. |
| Angenommener Vollkosten-Stundensatz | 42 € pro Stunde |
| Ergebnis | Wert | Rechenweg |
|---|---|---|
| Frei werdende Arbeitszeit | 25 Stunden pro Monat | (2 Mitarbeitende × 75 Rechnungen × 10 Min. gespart) ÷ 60 |
| Kapazitätsgegenwert pro Monat | 1.050 € pro Monat | 25 h × 42 € Kapazitätswert, nicht automatisch eingesparte Personalkosten. |
| Kapazitätsgegenwert pro Jahr | 12.600 € pro Jahr | 1.050 € × 12 |
500 Mitarbeitende
| Annahme | Wert |
|---|---|
| Mitarbeitende im Unternehmen (nur zur Einordnung) | 500 Mitarbeitende |
| Mitarbeitende in der Rechnungsbearbeitung | 8 Mitarbeitende |
| Eingangsrechnungen pro Person und Monat | 180 Rechnungen |
| Eingesparte Zeit pro Rechnung | 10 Min. |
| Angenommener Vollkosten-Stundensatz | 42 € pro Stunde |
| Ergebnis | Wert | Rechenweg |
|---|---|---|
| Frei werdende Arbeitszeit | 240 Stunden pro Monat | (8 Mitarbeitende × 180 Rechnungen × 10 Min. gespart) ÷ 60 |
| Kapazitätsgegenwert pro Monat | 10.080 € pro Monat | 240 h × 42 € Kapazitätswert, nicht automatisch eingesparte Personalkosten. |
| Kapazitätsgegenwert pro Jahr | 120.960 € pro Jahr | 10.080 € × 12 |
5.000 Mitarbeitende
| Annahme | Wert |
|---|---|
| Mitarbeitende im Unternehmen (nur zur Einordnung) | 5.000 Mitarbeitende |
| Mitarbeitende in der Rechnungsbearbeitung | 40 Mitarbeitende |
| Eingangsrechnungen pro Person und Monat | 300 Rechnungen |
| Eingesparte Zeit pro Rechnung | 10 Min. |
| Angenommener Vollkosten-Stundensatz | 42 € pro Stunde |
| Ergebnis | Wert | Rechenweg |
|---|---|---|
| Frei werdende Arbeitszeit | 2.000 Stunden pro Monat | (40 Mitarbeitende × 300 Rechnungen × 10 Min. gespart) ÷ 60 |
| Kapazitätsgegenwert pro Monat | 84.000 € pro Monat | 2.000 h × 42 € Kapazitätswert, nicht automatisch eingesparte Personalkosten. |
| Kapazitätsgegenwert pro Jahr | 1.008.000 € pro Jahr | 84.000 € × 12 |
Die 10 Minuten sind vorsichtig angesetzt. Als Ausgangslage beschreiben wir 15 bis 25 Minuten pro Rechnung und unter 2 Minuten für Ausnahmen.
Illustratives Rechenbeispiel, kein Kundenergebnis und keine Garantie. Frei werdende Arbeitszeit ist ein Kapazitätsgegenwert. Er wird nur dann zu eingesparten Kosten, wenn die Zeit tatsächlich anders eingesetzt oder Mehrarbeit vermieden wird. Der Preis des Angebots ist darin nicht enthalten und wird individuell im Potenzialcheck besprochen.
Beispielszenario: Baudienstleister, Südwestfalen
Illustratives Beispiel, kein veröffentlichtes Kundenprojekt. Die Werte sind Planungswerte, keine Messergebnisse.
Herausforderung: Ein Baudienstleister mit 80 Mitarbeitern verarbeitete monatlich 400–500 Eingangsrechnungen manuell. Eine Buchhalterin verbrachte 3 Tage pro Monat ausschließlich damit.
Lösung: Implementierung eines KI-Rechnungsagenten: Rechnungen kommen per E-Mail rein, werden automatisch gelesen, gegen Aufträge abgeglichen und kontiert. Die Übergabe an DATEV erfolgt täglich automatisch.
Beispielhaftes Ergebnis: Manuelle Rechnungsbearbeitung um 90 % reduziert. Durchschnittliche Bearbeitungszeit pro Rechnung von 18 Minuten auf unter 1 Minute gesenkt.
Häufige Fragen
Funktioniert die Automatisierung auch mit handgeschriebenen Rechnungen?
Digitale Rechnungen werden nahezu fehlerfrei verarbeitet. Handgeschriebene oder schlecht gescannte Rechnungen haben eine niedrigere Erkennungsgenauigkeit und werden zur manuellen Prüfung markiert.
Was ist das 3-Wege-Matching?
Das 3-Wege-Matching gleicht Eingangsrechnung, Bestellung und Lieferschein automatisch ab. Stimmen alle drei überein, wird die Rechnung zur Buchung freigegeben.
Wie lange dauert die Einrichtung für DATEV?
Die DATEV-Integration ist standardmäßig vorkonfiguriert. Je nach DATEV-Variante und Kontenplan dauert die Einrichtung 1–2 Wochen.
Ist die Lösung GoBD-konform?
Ja. Wir implementieren ein revisionssicheres digitales Archiv, das die GoBD-Anforderungen erfüllt.
Zufriedenheitsgarantie
Im persönlichen Gespräch vereinbaren wir konkrete Ziele und die Bedingungen unserer Garantie. Werden diese Ziele nicht erreicht, erhalten Sie Ihr Geld zurück.
Relevant für diese Branchen
Diese Leistung ist besonders geeignet für folgende Branchen:
Jetzt Potenzialcheck anfragen
Kostenloser Potenzialcheck, 20–30 Minuten – wir schauen gemeinsam auf Ihren konkreten Fall und zeigen Ihnen, was möglich ist.