Die Routine am Monatsende
Dieselben sechs Schritte, jeden Monat, von Hand
Daten aus Tabelle A in System B kopieren, einen Bericht bauen, per Mail an vier Personen senden. Niemand mag es, aber es muss sein. Die KI und feste Workflows übernehmen die Schritte, melden Abweichungen und starten die Freigabe. Ihr Team prüft nur das Ergebnis.
Beispielablauf, kein Kundenprojekt.
KI-Prozessautomatisierung: Was steckt dahinter?
KI-Prozessautomatisierung verbindet künstliche Intelligenz mit Workflow-Automatisierung: Statt nur Daten zu übertragen, versteht die KI den Kontext, trifft regelbasierte Entscheidungen und führt mehrstufige Prozesse vollständig durch – ohne menschliches Eingreifen bei Standardfällen.
Der Unterschied zur klassischen Prozessautomatisierung: KI-Prozessautomatisierung kommt auch mit unstrukturierten Eingaben zurecht. Sie liest E-Mails, Dokumente, Formularfüllungen und verarbeitet sie in einem durchgängigen Workflow – auch für Prozesse, die bisher als zu komplex für Automatisierung galten.
Anwendungsbeispiele
Monatsabschluss und Reporting
KI aggregiert Daten aus ERP, CRM und Logistiksystem, erstellt den Monatsbericht und verteilt ihn automatisch an die Führungsebene – jeden Monat zum gleichen Termin.
Mitarbeiter-Onboarding
Sobald HR einen neuen Mitarbeiter anlegt, startet automatisch der Onboarding-Workflow: Systemzugänge anlegen, Hardware bestellen, Einführungsplan versenden.
Einkaufs- und Genehmigungsprozesse
Bestellanforderungen unterhalb definierter Schwellenwerte werden automatisch genehmigt und ausgelöst.
Qualitätssicherungs-Workflows
Produktionsdaten werden automatisch ausgewertet, Toleranzabweichungen erkannt und Qualitätsprotokolle ohne manuelle Eingabe erstellt und archiviert.
Was Sie von uns bekommen
- Analyse und Dokumentation bestehender Prozesse mit Automatisierungspotenzial
- Entwicklung maßgeschneiderter KI-Workflows mit n8n, Make oder proprietären Lösungen
- Integration aller relevanten Systeme (ERP, CRM, HR, DMS, E-Mail)
- Regelbasierte Entscheidungslogik und KI-gestützte Ausnahmebehandlung
- Monitoring, Alerting und kontinuierliche Optimierung der Workflows
- DSGVO-konformer Betrieb, wahlweise On-Premise oder deutsches Rechenzentrum
Was das bei Ihrer Unternehmensgröße bedeuten kann
Wiederkehrende Routine automatisieren. Gerechnet wird der Anteil wiederkehrender Routinearbeit, den automatisierte Abläufe übernehmen. Der Anteil sinkt, weil in größeren Unternehmen mehr Sonderfälle bleiben.
50 Mitarbeitende
| Annahme | Wert |
|---|---|
| Mitarbeitende im Unternehmen (nur zur Einordnung) | 50 Mitarbeitende |
| Mitarbeitende mit wiederkehrender Routine | 8 Mitarbeitende |
| Routinestunden pro Person und Monat | 10 Stunden |
| Anteil, der automatisiert wird | 50 % |
| Angenommener Vollkosten-Stundensatz | 40 € pro Stunde |
| Ergebnis | Wert | Rechenweg |
|---|---|---|
| Frei werdende Arbeitszeit | 40 Stunden pro Monat | 8 Mitarbeitende × 10 Routinestunden × 50 % automatisiert |
| Kapazitätsgegenwert pro Monat | 1.600 € pro Monat | 40 h × 40 € Kapazitätswert, nicht automatisch eingesparte Personalkosten. |
| Kapazitätsgegenwert pro Jahr | 19.200 € pro Jahr | 1.600 € × 12 |
500 Mitarbeitende
| Annahme | Wert |
|---|---|
| Mitarbeitende im Unternehmen (nur zur Einordnung) | 500 Mitarbeitende |
| Mitarbeitende mit wiederkehrender Routine | 60 Mitarbeitende |
| Routinestunden pro Person und Monat | 10 Stunden |
| Anteil, der automatisiert wird | 50 % |
| Angenommener Vollkosten-Stundensatz | 40 € pro Stunde |
| Ergebnis | Wert | Rechenweg |
|---|---|---|
| Frei werdende Arbeitszeit | 300 Stunden pro Monat | 60 Mitarbeitende × 10 Routinestunden × 50 % automatisiert |
| Kapazitätsgegenwert pro Monat | 12.000 € pro Monat | 300 h × 40 € Kapazitätswert, nicht automatisch eingesparte Personalkosten. |
| Kapazitätsgegenwert pro Jahr | 144.000 € pro Jahr | 12.000 € × 12 |
5.000 Mitarbeitende
| Annahme | Wert |
|---|---|
| Mitarbeitende im Unternehmen (nur zur Einordnung) | 5.000 Mitarbeitende |
| Mitarbeitende mit wiederkehrender Routine | 400 Mitarbeitende |
| Routinestunden pro Person und Monat | 8 Stunden |
| Anteil, der automatisiert wird | 40 % |
| Angenommener Vollkosten-Stundensatz | 40 € pro Stunde |
| Ergebnis | Wert | Rechenweg |
|---|---|---|
| Frei werdende Arbeitszeit | 1.280 Stunden pro Monat | 400 Mitarbeitende × 8 Routinestunden × 40 % automatisiert |
| Kapazitätsgegenwert pro Monat | 51.200 € pro Monat | 1.280 h × 40 € Kapazitätswert, nicht automatisch eingesparte Personalkosten. |
| Kapazitätsgegenwert pro Jahr | 614.400 € pro Jahr | 51.200 € × 12 |
Zuerst wird ein klar abgegrenzter Prozess automatisiert und gemessen. Danach wird erweitert.
Illustratives Rechenbeispiel, kein Kundenergebnis und keine Garantie. Frei werdende Arbeitszeit ist ein Kapazitätsgegenwert. Er wird nur dann zu eingesparten Kosten, wenn die Zeit tatsächlich anders eingesetzt oder Mehrarbeit vermieden wird. Der Preis des Angebots ist darin nicht enthalten und wird individuell im Potenzialcheck besprochen.
Beispielszenario: Energiedienstleister, NRW
Illustratives Beispiel, kein veröffentlichtes Kundenprojekt. Die Werte sind Planungswerte, keine Messergebnisse.
Herausforderung: Ein mittelgroßer Energiedienstleister benötigte für den Monatsabschluss 3 Mitarbeiter über 2 Tage: Daten aus 4 Systemen zusammenführen, validieren, in Excel aufbereiten und als PDF versenden.
Lösung: Vollautomatisierter Monatsabschluss-Workflow: KI zieht Daten aus allen 4 Systemen, validiert sie, erstellt den Report im Corporate-Design und versendet ihn an definierte Empfänger.
Beispielhaftes Ergebnis: Der Monatsabschluss läuft nun automatisch in 45 Minuten. Die 3 Mitarbeiter verwenden ihre gewonnene Zeit für Datenanalyse und strategische Entscheidungen.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen KI-Prozessautomatisierung und klassischer RPA?
Klassische RPA folgt strikten Regeln und funktioniert nur mit strukturierten Eingaben. KI-Prozessautomatisierung versteht unstrukturierte Eingaben und trifft kontextbasierte Entscheidungen.
Welche Prozesse eignen sich am besten?
Prozesse mit hoher Wiederholungsrate und klar definierten Regeln: Rechnungsverarbeitung, Reporting, Bestellabwicklung, Kundenanfragen.
Wie lange bis zum ersten produktiven Ergebnis?
Für einen abgegrenzten Prozess 3–4 Wochen. Wir starten mit dem Prozess, der Ihnen den höchsten unmittelbaren Nutzen bringt.
Was passiert, wenn ein Prozess sich ändert?
Wir konfigurieren Workflows so, dass Regeländerungen ohne Programmieraufwand anpassbar sind. Größere Prozessänderungen aktualisieren wir im Rahmen des laufenden Supports.
Zufriedenheitsgarantie
Im persönlichen Gespräch vereinbaren wir konkrete Ziele und die Bedingungen unserer Garantie. Werden diese Ziele nicht erreicht, erhalten Sie Ihr Geld zurück.
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