Das gemeinsame Postfach
info@ mit 120 neuen Mails über Nacht
Angebotsanfragen, Rechnungskopien, Reklamationen und Newsletter liegen durcheinander. Wer zuerst da ist, sortiert, und die dringende Anfrage rutscht nach unten. Die KI ordnet jede Mail einer Kategorie zu, erkennt Dringendes und entwirft die Antwort. Ihr Team gibt jede Antwort frei.
Beispielablauf, kein Kundenprojekt.
KI E-Mail Management: Was steckt dahinter?
KI E-Mail Management liest eingehende Geschäfts-E-Mails, erkennt das Anliegen – Bestellung, Anfrage, Beschwerde, Rückfrage – und löst automatisch die passende Folgeaktion aus. Standardbestellungen werden direkt ins ERP übertragen, Reklamationen werden mit Kundenhistorie angereichert und zur Bearbeitung vorbereitet.
Das Ergebnis: Ihr Team bearbeitet nur noch die wirklich komplexen Vorgänge. Routineanfragen – die in den meisten Unternehmen 60–80 % des Posteingangs ausmachen – werden vollautomatisch abgewickelt. Reaktionszeiten sinken von Stunden auf Minuten, auch außerhalb der Geschäftszeiten.
Anwendungsbeispiele
Bestellungsannahme
Eingehende Bestellungen per E-Mail werden automatisch gelesen, ins ERP übertragen und mit einer Auftragsbestätigung beantwortet – ohne manuellen Eingriff.
Reklamationsmanagement
Reklamations-E-Mails werden erkannt, mit der Kundenhistorie aus dem CRM angereichert und mit einem Lösungsvorschlag zur finalen Freigabe vorgelegt.
Statusanfragen beantworten
Die KI fragt das System ab und sendet die Antwort automatisch zurück. Keine Warteschlange, keine Verzögerung.
Anfragen klassifizieren und weiterleiten
Komplexere Anfragen werden nach Thema, Priorität und Zuständigkeit automatisch an die richtige Abteilung weitergeleitet – mit vollständiger Vorarbeit.
Was Sie von uns bekommen
- Automatische Klassifikation eingehender E-Mails nach Anliegen und Priorität
- Vollautomatische Bearbeitung von Standardvorgängen (Bestellungen, Statusanfragen)
- Integration in CRM, ERP und Ticketsysteme (Salesforce, SAP, Freshdesk, Jira)
- Antwortgenerierung in Ihrem Sprachstil und Corporate Voice
- Eskalation komplexer Vorgänge mit vollständiger Vorarbeit an Ihr Team
- Betrieb auf deutschen Servern, DSGVO-konform, kein Zugriff durch US-Anbieter
Was das bei Ihrer Unternehmensgröße bedeuten kann
Postfach sortieren und Antworten vorbereiten. Gerechnet wird die Zeit für Sortieren, Zuordnen und Entwerfen von Antworten in gemeinsamen Postfächern.
50 Mitarbeitende
| Annahme | Wert |
|---|---|
| Mitarbeitende im Unternehmen (nur zur Einordnung) | 50 Mitarbeitende |
| Mitarbeitende, die gemeinsame Postfächer bearbeiten | 3 Mitarbeitende |
| E-Mails pro Person und Monat | 600 E-Mails |
| Eingesparte Zeit pro E-Mail | 2 Min. |
| Angenommener Vollkosten-Stundensatz | 40 € pro Stunde |
| Ergebnis | Wert | Rechenweg |
|---|---|---|
| Frei werdende Arbeitszeit | 60 Stunden pro Monat | (3 Mitarbeitende × 600 E-Mails × 2 Min. gespart) ÷ 60 |
| Kapazitätsgegenwert pro Monat | 2.400 € pro Monat | 60 h × 40 € Kapazitätswert, nicht automatisch eingesparte Personalkosten. |
| Kapazitätsgegenwert pro Jahr | 28.800 € pro Jahr | 2.400 € × 12 |
500 Mitarbeitende
| Annahme | Wert |
|---|---|
| Mitarbeitende im Unternehmen (nur zur Einordnung) | 500 Mitarbeitende |
| Mitarbeitende, die gemeinsame Postfächer bearbeiten | 25 Mitarbeitende |
| E-Mails pro Person und Monat | 720 E-Mails |
| Eingesparte Zeit pro E-Mail | 2 Min. |
| Angenommener Vollkosten-Stundensatz | 40 € pro Stunde |
| Ergebnis | Wert | Rechenweg |
|---|---|---|
| Frei werdende Arbeitszeit | 600 Stunden pro Monat | (25 Mitarbeitende × 720 E-Mails × 2 Min. gespart) ÷ 60 |
| Kapazitätsgegenwert pro Monat | 24.000 € pro Monat | 600 h × 40 € Kapazitätswert, nicht automatisch eingesparte Personalkosten. |
| Kapazitätsgegenwert pro Jahr | 288.000 € pro Jahr | 24.000 € × 12 |
5.000 Mitarbeitende
| Annahme | Wert |
|---|---|
| Mitarbeitende im Unternehmen (nur zur Einordnung) | 5.000 Mitarbeitende |
| Mitarbeitende, die gemeinsame Postfächer bearbeiten | 200 Mitarbeitende |
| E-Mails pro Person und Monat | 750 E-Mails |
| Eingesparte Zeit pro E-Mail | 2 Min. |
| Angenommener Vollkosten-Stundensatz | 40 € pro Stunde |
| Ergebnis | Wert | Rechenweg |
|---|---|---|
| Frei werdende Arbeitszeit | 5.000 Stunden pro Monat | (200 Mitarbeitende × 750 E-Mails × 2 Min. gespart) ÷ 60 |
| Kapazitätsgegenwert pro Monat | 200.000 € pro Monat | 5.000 h × 40 € Kapazitätswert, nicht automatisch eingesparte Personalkosten. |
| Kapazitätsgegenwert pro Jahr | 2.400.000 € pro Jahr | 200.000 € × 12 |
Jede Antwort wird zunächst von einem Menschen freigegeben. Die Freigabezeit ist in den 2 Minuten enthalten.
Illustratives Rechenbeispiel, kein Kundenergebnis und keine Garantie. Frei werdende Arbeitszeit ist ein Kapazitätsgegenwert. Er wird nur dann zu eingesparten Kosten, wenn die Zeit tatsächlich anders eingesetzt oder Mehrarbeit vermieden wird. Der Preis des Angebots ist darin nicht enthalten und wird individuell im Potenzialcheck besprochen.
Beispielszenario: Technischer Händler, Ruhrgebiet
Illustratives Beispiel, kein veröffentlichtes Kundenprojekt. Die Werte sind Planungswerte, keine Messergebnisse.
Herausforderung: Ein technischer Händler erhielt täglich 300–400 Kunden-E-Mails. Drei Mitarbeiter im Innendienst verbrachten 60 % ihrer Zeit mit der Bearbeitung von Standardanfragen. Reaktionszeit: 4–8 Stunden.
Lösung: Einführung eines KI-E-Mail-Agenten, der eingehende E-Mails in Echtzeit liest, nach Anliegen klassifiziert und Standardvorgänge vollautomatisch abwickelt.
Beispielhaftes Ergebnis: 73 % der E-Mails werden vollautomatisch abgewickelt. Reaktionszeit auf unter 3 Minuten gesunken. Die Innendienstmitarbeiter bearbeiten nur noch komplexe Vorgänge.
Häufige Fragen
Kann die KI in meinem Namen E-Mails versenden?
Ja. In der Startphase empfehlen wir, ausgehende E-Mails vor dem Versand kurz zu prüfen. Nach einer Einlaufphase kann die KI vollautomatisch antworten.
Was passiert bei unklaren oder komplexen E-Mails?
Diese werden mit einer Zusammenfassung des Anliegens, der Kundenhistorie und möglichen Antwortoptionen an Ihren Mitarbeiter übergeben – mit voller Vorarbeit.
Funktioniert das auch mit mehreren E-Mail-Postfächern?
Ja. Wir verbinden beliebig viele Postfächer – info@, bestellungen@, reklamationen@ – und richten für jedes spezifische Regeln und Workflows ein.
Welche E-Mail-Systeme werden unterstützt?
Microsoft 365 / Outlook, Google Workspace / Gmail, und alle Standard-IMAP/SMTP-Postfächer.
Zufriedenheitsgarantie
Im persönlichen Gespräch vereinbaren wir konkrete Ziele und die Bedingungen unserer Garantie. Werden diese Ziele nicht erreicht, erhalten Sie Ihr Geld zurück.
Relevant für diese Branchen
Diese Leistung ist besonders geeignet für folgende Branchen:
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