Nach der Messe
80 Visitenkarten und eine Excel-Liste
Daten werden abgetippt, Dubletten übersehen, und der Follow-up fällt in die Urlaubswoche. Die KI legt die Leads im CRM an, reichert sie mit öffentlichen Firmendaten an, ordnet sie dem richtigen Vertriebler zu und setzt die Erinnerung. Ihr Vertrieb meldet sich mit dem Kontext in der Hand.
Beispielablauf, kein Kundenprojekt.
Leadmanagement & Follow-up Automatisierung: Was steckt dahinter?
Leadmanagement-Automatisierung stellt sicher, dass jeder eingehende Lead – ob von der Website, aus einem Messe-Kontakt oder einem Kaltakquise-Prozess – sofort qualifiziert, im CRM erfasst und mit dem passenden Follow-up-Prozess versorgt wird.
Die häufigste Ursache für verlorene Deals im Mittelstand ist fehlendes Follow-up. Studien zeigen, dass 80 % der Abschlüsse nach dem 5. Kontakt stattfinden – aber die meisten Vertriebsteams geben nach dem 2. auf. KI-Automatisierung führt die Follow-up-Sequenzen konsequent durch.
Anwendungsbeispiele
Website-Leads qualifizieren
Eingehende Website-Kontaktformulare werden automatisch ausgewertet, nach Priorität bewertet und dem passenden Vertriebsmitarbeiter zugewiesen – innerhalb von Minuten.
Messe-Kontakte nachverfolgen
Visitenkarten oder Messekontakte werden ins CRM übertragen und automatisch mit einer personalisierten Nachfassaktion versehen – noch am gleichen Tag.
Inaktive Leads reaktivieren
Die KI identifiziert Leads, bei denen länger kein Kontakt stattgefunden hat, und startet automatisch eine Reaktivierungssequenz.
CRM-Datenpflege automatisieren
Kontaktdaten, Gesprächsnotizen und E-Mail-Verläufe werden automatisch ins CRM übertragen – ohne manuelle Eingabe nach jedem Kundengespräch.
Was Sie von uns bekommen
- Automatische Lead-Erfassung aus Website, E-Mail, LinkedIn und Messe-Tools
- KI-gestützte Lead-Qualifizierung und Scoring nach definierten Kriterien
- Automatische CRM-Datenpflege (Salesforce, HubSpot, Pipedrive, CentralStationCRM)
- Personalisierte Follow-up-Sequenzen per E-Mail und ggf. LinkedIn
- Erinnerungen und Aufgaben für den Vertrieb bei definierten Triggern
- DSGVO-konformes Einwilligungs- und Opt-out-Management
Was das bei Ihrer Unternehmensgröße bedeuten kann
Leads erfassen, anreichern und nachfassen. Gerechnet wird die Zeit für Erfassen, Anreichern, Zuweisen und Erinnern pro Lead. Mehrumsatz ist hier nicht eingerechnet.
50 Mitarbeitende
| Annahme | Wert |
|---|---|
| Mitarbeitende im Unternehmen (nur zur Einordnung) | 50 Mitarbeitende |
| Mitarbeitende in Vertrieb und Innendienst | 2 Mitarbeitende |
| Leads und Anfragen pro Person und Monat | 150 Leads |
| Eingesparte Zeit pro Lead | 6 Min. |
| Angenommener Vollkosten-Stundensatz | 50 € pro Stunde |
| Ergebnis | Wert | Rechenweg |
|---|---|---|
| Frei werdende Arbeitszeit | 30 Stunden pro Monat | (2 Mitarbeitende × 150 Leads × 6 Min. gespart) ÷ 60 |
| Kapazitätsgegenwert pro Monat | 1.500 € pro Monat | 30 h × 50 € Kapazitätswert, nicht automatisch eingesparte Personalkosten. |
| Kapazitätsgegenwert pro Jahr | 18.000 € pro Jahr | 1.500 € × 12 |
500 Mitarbeitende
| Annahme | Wert |
|---|---|
| Mitarbeitende im Unternehmen (nur zur Einordnung) | 500 Mitarbeitende |
| Mitarbeitende in Vertrieb und Innendienst | 15 Mitarbeitende |
| Leads und Anfragen pro Person und Monat | 200 Leads |
| Eingesparte Zeit pro Lead | 6 Min. |
| Angenommener Vollkosten-Stundensatz | 50 € pro Stunde |
| Ergebnis | Wert | Rechenweg |
|---|---|---|
| Frei werdende Arbeitszeit | 300 Stunden pro Monat | (15 Mitarbeitende × 200 Leads × 6 Min. gespart) ÷ 60 |
| Kapazitätsgegenwert pro Monat | 15.000 € pro Monat | 300 h × 50 € Kapazitätswert, nicht automatisch eingesparte Personalkosten. |
| Kapazitätsgegenwert pro Jahr | 180.000 € pro Jahr | 15.000 € × 12 |
5.000 Mitarbeitende
| Annahme | Wert |
|---|---|
| Mitarbeitende im Unternehmen (nur zur Einordnung) | 5.000 Mitarbeitende |
| Mitarbeitende in Vertrieb und Innendienst | 100 Mitarbeitende |
| Leads und Anfragen pro Person und Monat | 250 Leads |
| Eingesparte Zeit pro Lead | 6 Min. |
| Angenommener Vollkosten-Stundensatz | 50 € pro Stunde |
| Ergebnis | Wert | Rechenweg |
|---|---|---|
| Frei werdende Arbeitszeit | 2.500 Stunden pro Monat | (100 Mitarbeitende × 250 Leads × 6 Min. gespart) ÷ 60 |
| Kapazitätsgegenwert pro Monat | 125.000 € pro Monat | 2.500 h × 50 € Kapazitätswert, nicht automatisch eingesparte Personalkosten. |
| Kapazitätsgegenwert pro Jahr | 1.500.000 € pro Jahr | 125.000 € × 12 |
Die Zeit pro Lead umfasst Dateneingabe, Dublettenprüfung und die Planung des nächsten Schritts.
Illustratives Rechenbeispiel, kein Kundenergebnis und keine Garantie. Frei werdende Arbeitszeit ist ein Kapazitätsgegenwert. Er wird nur dann zu eingesparten Kosten, wenn die Zeit tatsächlich anders eingesetzt oder Mehrarbeit vermieden wird. Der Preis des Angebots ist darin nicht enthalten und wird individuell im Potenzialcheck besprochen.
Beispielszenario: Beratungsunternehmen, Köln
Illustratives Beispiel, kein veröffentlichtes Kundenprojekt. Die Werte sind Planungswerte, keine Messergebnisse.
Herausforderung: Ein Beratungsunternehmen mit 15 Mitarbeitern gewann viele Leads über LinkedIn und Messen, verlor aber 60 % davon mangels konsequentem Follow-up.
Lösung: Einführung eines vollautomatischen Lead-Management-Systems: Jeder neue Kontakt wird ins CRM übertragen, gescoret und mit einer 5-Schritt-Follow-up-Sequenz versorgt.
Beispielhaftes Ergebnis: Follow-up-Rate von 35 % auf 100 % gesteigert. Conversion-Rate von Lead zu Erstgespräch um 140 % verbessert.
Häufige Fragen
Welche CRM-Systeme werden unterstützt?
Salesforce, HubSpot, Pipedrive, CentralStationCRM, Zoho CRM, Microsoft Dynamics und weitere. Falls noch kein CRM vorhanden ist, empfehlen wir ein geeignetes System.
Ist KI-generiertes Follow-up DSGVO-konform?
Ja. Wir konfigurieren ein vollständiges Einwilligungs- und Opt-out-Management. Im B2B-Kontext ist Kaltansprache bei berechtigtem Interesse grundsätzlich erlaubt.
Können Follow-up-Nachrichten personalisiert werden?
Ja. Die KI nutzt verfügbare Informationen über das Unternehmen und den Kontakt, um Nachrichten zu personalisieren – über eine einfache Namenspersonalisierung hinaus.
Zufriedenheitsgarantie
Im persönlichen Gespräch vereinbaren wir konkrete Ziele und die Bedingungen unserer Garantie. Werden diese Ziele nicht erreicht, erhalten Sie Ihr Geld zurück.
Relevant für diese Branchen
Diese Leistung ist besonders geeignet für folgende Branchen:
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