Eine Frage am Mittwochvormittag
11 Uhr: Wie lauten die Konditionen im Rahmenvertrag?
Eine neue Kollegin braucht die Antwort. Sie steht irgendwo: in einem Teams-Protokoll, einem E-Mail-Thread oder einem PDF auf dem Laufwerk. Ohne Suche fragt sie drei Kollegen, die dafür ihre Arbeit unterbrechen. Der KI-Wissensmanager beantwortet die Frage mit Quellenangabe und prüft vorher, welche Dokumente sie sehen darf.
Beispielablauf, kein Kundenprojekt.
Workflow: So arbeitet der KI-Wissensmanager
- Schritt 1: Frage stellen. Natürlichsprachlich in Chat, Teams, Slack oder E-Mail
- Schritt 2: Relevante Quellen identifizieren. SharePoint, Drive, Outlook, CRM, Teams, Wiki
- Schritt 3: Dokumente analysieren. PDFs, Word, Excel, Präsentationen, E-Mail-Threads
- Schritt 4: Antwort zusammenstellen. Präzise Antwort mit Quellenangaben
- Schritt 5: Kontext liefern. Wer hat entschieden? Wann? Welche Alternativen gab es?
- Schritt 6: Wissen aktualisieren. Neue Informationen automatisch einpflegen
Was sich konkret verändern soll
Ausgangslage und Zielbild als Planungswerte, keine gemessenen Kundenergebnisse.
| Kennzahl | Heute | Mit KI-Mitarbeiter |
|---|---|---|
| Zeit für interne Informationssuche pro Tag | 30-60 Minuten | Planungsziel: unter 3 Minuten |
| Onboarding-Zeit neuer Mitarbeiter | 4-8 Wochen | 1-2 Wochen |
| Fragen, die ohne Rückfrage beim Kollegen beantwortet werden | selten | meistens |
| Doppelarbeit durch fehlende Information | häufig | selten |
Zielbild: Zielbild: Antworten mit Quelle in Minuten statt Suche in mehreren Systemen
Was das bei Ihrer Unternehmensgröße bedeuten kann
Suchzeit im Alltag mit dem KI-Wissensmanager. Gerechnet wird nur die tägliche Suchzeit der Mitarbeitenden, die das System regelmäßig nutzen. Die Nutzungsquote sinkt mit der Unternehmensgröße.
50 Mitarbeitende
| Annahme | Wert |
|---|---|
| Mitarbeitende im Unternehmen (nur zur Einordnung) | 50 Mitarbeitende |
| Mitarbeitende, die das System regelmäßig nutzen | 20 Mitarbeitende |
| Arbeitstage pro Monat | 21 Tage |
| Eingesparte Suchzeit pro Person und Tag | 15 Min. |
| Angenommener Vollkosten-Stundensatz | 50 € pro Stunde |
| Ergebnis | Wert | Rechenweg |
|---|---|---|
| Frei werdende Arbeitszeit | 105 Stunden pro Monat | (20 Nutzende × 21 Arbeitstage × 15 Min. gespart) ÷ 60 |
| Kapazitätsgegenwert pro Monat | 5.250 € pro Monat | 105 h × 50 € Kapazitätswert, nicht automatisch eingesparte Personalkosten. |
| Kapazitätsgegenwert pro Jahr | 63.000 € pro Jahr | 5.250 € × 12 |
500 Mitarbeitende
| Annahme | Wert |
|---|---|
| Mitarbeitende im Unternehmen (nur zur Einordnung) | 500 Mitarbeitende |
| Mitarbeitende, die das System regelmäßig nutzen | 150 Mitarbeitende |
| Arbeitstage pro Monat | 21 Tage |
| Eingesparte Suchzeit pro Person und Tag | 15 Min. |
| Angenommener Vollkosten-Stundensatz | 50 € pro Stunde |
| Ergebnis | Wert | Rechenweg |
|---|---|---|
| Frei werdende Arbeitszeit | 787,5 Stunden pro Monat | (150 Nutzende × 21 Arbeitstage × 15 Min. gespart) ÷ 60 |
| Kapazitätsgegenwert pro Monat | 39.375 € pro Monat | 787,5 h × 50 € Kapazitätswert, nicht automatisch eingesparte Personalkosten. |
| Kapazitätsgegenwert pro Jahr | 472.500 € pro Jahr | 39.375 € × 12 |
5.000 Mitarbeitende
| Annahme | Wert |
|---|---|
| Mitarbeitende im Unternehmen (nur zur Einordnung) | 5.000 Mitarbeitende |
| Mitarbeitende, die das System regelmäßig nutzen | 1.000 Mitarbeitende |
| Arbeitstage pro Monat | 21 Tage |
| Eingesparte Suchzeit pro Person und Tag | 15 Min. |
| Angenommener Vollkosten-Stundensatz | 50 € pro Stunde |
| Ergebnis | Wert | Rechenweg |
|---|---|---|
| Frei werdende Arbeitszeit | 5.250 Stunden pro Monat | (1.000 Nutzende × 21 Arbeitstage × 15 Min. gespart) ÷ 60 |
| Kapazitätsgegenwert pro Monat | 262.500 € pro Monat | 5.250 h × 50 € Kapazitätswert, nicht automatisch eingesparte Personalkosten. |
| Kapazitätsgegenwert pro Jahr | 3.150.000 € pro Jahr | 262.500 € × 12 |
15 Minuten pro Tag liegen deutlich unter den 30 bis 60 Minuten Suchzeit, die wir als Ausgangslage beschreiben. Der Wert ist eine Planungsannahme, keine Messung bei Ihnen.
Die Suchzeit lässt sich vorab in einer kurzen Stichprobe im Team messen.
Illustratives Rechenbeispiel, kein Kundenergebnis und keine Garantie. Frei werdende Arbeitszeit ist ein Kapazitätsgegenwert. Er wird nur dann zu eingesparten Kosten, wenn die Zeit tatsächlich anders eingesetzt oder Mehrarbeit vermieden wird. Der Preis des Angebots ist darin nicht enthalten und wird individuell im Potenzialcheck besprochen.
DSGVO-konform und Made in Germany
- Hosting: Alle Dokumente bleiben in Ihrer Infrastruktur. Der Wissensmanager läuft lokal.
- Datenschutz: Keine Dokumente verlassen Ihre Server. Vollständig On-Premise deploybar.
- On-Premise: Integration in Microsoft 365, Google Workspace oder eigene Dokumentenserver.
Warum Innovation Companion Ruhr?
Wir verstehen Unternehmensdokumente
Angebote, Protokolle, E-Mail-Threads, technische Dokumentation, Verträge. Wir konfigurieren den Wissensmanager für Ihre spezifischen Dokumenttypen und Fachbegriffe.
Kein Datenschutz-Risiko
Da alles lokal läuft, verlassen keine sensiblen Unternehmensdaten Ihre Infrastruktur. Wir implementieren Berechtigungskonzepte, die sicherstellen, dass jeder nur das sieht, was er darf.
Wachsendes Unternehmensgedächtnis
Je länger der KI-Wissensmanager im Einsatz ist, desto besser wird er. Neue Dokumente werden automatisch eingelesen, die Wissensbasis wächst kontinuierlich.
Häufige Fragen
Was passiert mit vertraulichen Dokumenten?
Wir implementieren Berechtigungsebenen: Der KI-Wissensmanager antwortet auf Basis der Zugriffsrechte des anfragenden Mitarbeiters. Vertrauliche Dokumente sind nur für berechtigte Personen sichtbar.
Welche Dokumentformate werden unterstützt?
PDF, Word, Excel, PowerPoint, E-Mails, OneNote, Confluence, Notion, SharePoint-Seiten, Teams-Protokolle und die meisten gängigen Formate.
Wie aktuell sind die Antworten?
Der Wissensmanager indexiert neue Dokumente in konfigurierbaren Intervallen (täglich, stündlich). Änderungen sind damit zeitnah sichtbar.
Kann er auch auf externe Quellen zugreifen?
Optional ja – Branchennews, Normen, regulatorische Dokumente. Das ist separat konfigurierbar und DSGVO-konform realisierbar.
Was kostet ein KI-Wissensmanager?
Auf Anfrage – abhängig von Team- und Dokumentenmenge. Im kostenlosen Potenzialcheck (20–30 Minuten) schauen wir uns Ihre Wissensquellen an, und Sie bestimmen anhand der eingesparten Suchzeit, ob sich der Einsatz für Sie lohnt.
Zufriedenheitsgarantie
Im persönlichen Gespräch vereinbaren wir konkrete Ziele und die Bedingungen unserer Garantie. Werden diese Ziele nicht erreicht, erhalten Sie Ihr Geld zurück.
Jetzt starten
Kostenloser Potenzialcheck, 20–30 Minuten. Wir prüfen gemeinsam ob und wie ein KI-Wissensmanager in Ihrem Unternehmen funktioniert.
Zurück zur KI-Mitarbeiter Übersicht | Startseite | Impressum